Входящая и исходящая документация


Входящая и исходящая документация


Документы в адрес структурных подразделений.Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения.

при централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения).>

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Автор КакПросто! Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам.

Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста.

Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами.

Регистрация документов.

Входящая и исходящая корреспонденция.

Автор: Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью:

  1. облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  2. обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  3. проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.
  4. систематизации и обработки корреспонденции;
  5. обеспечения сохранности документов;

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.

Входящая и исходящая документация

Обработка исходящей корреспонденции. Обработка внутренних документов Вопрос Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: — по почте; — курьером; — по факсу; — электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секре­тарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: — первичную обработку; — предварительное рассмотрение (разметку); — регистрацию; — рассмотрение документов руководством; — направление на исполнение; — контроль исполнения; — исполнение документов; — подшивку документов в дела. Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит

Порядок работы с входящими документами

Вы здесь 1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе: — секретари и помощники руководителей структурных подразделений; — Специалист по документообороту АдмО; — Руководитель группы ГДР АдмО; — Начальник АдмО.

1.1.3 Настоящий Порядок отменяет действие Порядка информационного обмена с контрагентами, ПР-502 от 24.07.2002. В настоящем Порядке использованы ссылки на следующие документы: 1. Инструкция пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум», 2010. 2. Инструкция пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум» », 2010.
ГД – Генеральный директор. ГДР АдмО – группа документооборота и регламентации Административного Отдела.

ЗГД по персоналу — Заместитель генерального директора по персоналу. Компания – ООО "ХХХ".

СЗ — служебная записка. П/о – почтовое отделение.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

> > >

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в . Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Исходящие документы

Узнайте, как отличить исходящие документы от входящих и внутренних, в каком порядке осуществляется регистрация исходящих документов в 2019 году, с помощью каких реквизитов обозначаются исходящие документы организации в регистрационной форме, какие этапы включает обработка исходящих документов, а также в каких случаях уместно вести журнал исходящих документов. Из этой статьи вы узнаете:

  1. нужно ли вести журнал исходящих документов в 2019 году.
  2. чем исходящие документы отличаются от входящих и внутренних;
  3. как осуществляется оформление и учет исходящих документов;
  4. как происходит регистрация исходящих документов в 2019 году;
  5. какие виды исходящих документов существуют;

Весь документооборот организации можно разделить на три основных потока: исходящий, входящий и внутренний.

Входящими называют документы, поступающие извне, внутренними — разработанные для внутреннего использования и не покидающие пределы организации.

Входящая и исходящая документация

Содержание Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия.

Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.